Rendezvényszervezéskor számos fontos döntést kell meghoznia az embernek. Ezek közül talán maga a helyszín az, ami a legnagyobb hatással van az egész eseményre, hiszen a rendezvény időpontja, a kiszolgálás, az esetleges programok és kényelmi szempontok mind függhetnek ettől! És hogy mi mindenre érdemes ügyelned a helyszín kiválasztásakor? Segítünk.
Nem csoda, hogy az emberek gyakran napokat töltenek egy közelgő rendezvény helyszínének kiválasztásával. A feladat elsőre kissé ijesztőnek tűnhet, de most megmutatom, hogy mikre érdemes odafigyelni, ha neked osztották ki ezt a nemes feladatot.
Mikor érdemes elkezdeni a helyszín keresését?
Ezt nem érdemes túlragozni: minél előbb, annál jobb! Amint megtudod, hogy mekkora az esemény költségvetése, a várható létszám és a helyszükséglet, máris leszűkítheted a lehetőségek számát.
Ha teheted már akár fél évvel előre is foglald le a kiszemelt helyszínt, mert a legjobb helyeket igen hamar elkapkodják. Ez az idő továbbá elegendő lesz, hogy kényelmesen megszervezd az étkeztetést és minden más elintéznivalót.
Következzenek tehát azok a szempontok, amiket figyelembe kell venned a tökéletes rendezvényhelyszín kiválasztásakor!
A tökéletes rendezvényHELYSZÍN – azaz hol legyen?!
Valószínűleg ez volt az a dolog, ami először eszedbe jutott. Amennyiben helyi rendezvényt szeretnél, akkor fontos, hogy a helyszín kényelmes távolságra legyen a meghívottak otthonától vagy munkahelyétől. Ha a résztvevőknek többet kell utazniuk, akkor javasolt olyan helyszínt választani, ami közel esik a környékbeli szállodákhoz, vagy biztosított a könnyű hazautazás mindenki számára – akár autóval, akár tömegközlekedéssel.
A tökéletes rendezvényhelyszín megfelelő parkolási lehetőség nélkül fabatkát sem ér!
A helyszínnek szabad parkolója van, vagy biztosítanak néhány alkalmazottat, akik a helyükre viszik az autókat? Ha nincs helyi opció, akkor sincs veszve minden:
• Lefoglalhatsz egy közeli parkolót. Ilyenkor az árat hozzáírhatod a jegyek árához, vagy kiszabhatod, hogy a résztvevőknek csak akkor kelljen fizetniük, ha igénybe veszik a parkolót.
• Szervezd meg, hogy a résztvevők közös autóban utazhassanak például a reptérről vagy a vasútállomásról (akár saját, akár rendelt fuvarral).
Ügyelj a kapacitásra – a túlzsúfolt rendezvény sosem jó!
Minél előbb meg kell tudnod, hogy a rendezvényterem hány férőhelyes (100 embert lehetetlen kényelmesen elhelyezni egy 50 helyes teremben). Ellenőrizned kell továbbá, hogy a helyszín megfelel-e az alapvető biztonsági előírásoknak.
Fontos továbbá, hogy a helyszín képes legyen az utolsó pillanatban is alkalmazkodni az esetleges kapacitásigény-változásokhoz (például 110 férőhely a tervezett 100 helyett).
Tökéletes rendezvényhelyszín kitűnő szolgáltatásokkal
Fontos kérdés: van-e a helyszínnek saját konyhája és képes-e étkeztetést biztosítani a résztvevők számára? Ha igen, akkor ezért általában előleget kell fizetni, amihez hozzáadódik a résztvevőknek felszolgált ételek ára is.
A konyhával nem rendelkező helyeknek általában valamilyen étkeztető céggel van szerződésük. Ilyen esetben érdemes tájékozódni az adott szolgáltatóról, hiszen az ételek minősége nagyban befolyásolja a résztvevők elégedettségét.
Biztosítanak-e asztalokat, székeket és egyéb szükséges eszközöket? Ha igen, akkor rengeteget spórolhatsz a rendelkezésre álló dolgok felhasználásával, persze csak ha ezek megfelelnek a célnak.
Rendelkezik-e a hely saját segédekkel? Ha igen, akkor fellélegezhetsz, ugyanis a technikai hátteret, a színpadot és egyéb szükségleteket ilyenkor a helyi alkalmazottak intézik. Ha ilyet nem biztosít a helyszín, akkor ezt külön kell megszervezned önkéntesekkel vagy külső céggel.
Az elrendezés
Habár a helyszínválasztás a rendezvényszervezés egyik legelső lépése, bizonyára már van némi elképzelésed arról, hogy milyen programokat szánsz a résztvevőknek.
Éppen ezért időben szerezz be egy részletes alaprajzot a lehetséges helyszínekről, ezek ugyanis sokat segíthetnek a választásban. Nem mindegy, hogy hol találhatók a konnektorok, vagy hogy hová kerülhetnek a különböző prezentációs eszközök.
A légkör
Fordíts különös figyelmet a helyszín fix kinézetére. Milyen stílus uralkodik a teremben? Egy expónak és egy gálaestnek teljesen más hangulatú helyekre van szükségük. Minél kevésbé passzol egy helyszín a tervezett rendezvény jellegéhez, annál több feladatod lesz a megfelelő dekorációval és átalakításokkal.
Amennyiben számodra is fontos a légkör, érdemes lehet olyan helyen kutakodni, ahol egyszerre több megoldás is rendelkezésedre áll. A Zsidai csoport weboldalán például számos kiváló rendezvényhelyszín közül válogathatsz, több stílusban. Érdemes megnézni, ide kattintva érheted el: budapesti rendezvényhelyszínek
Akadálymentesítés
Az akadálymentesség azt jelenti, hogy még a különleges igénnyel rendelkezők számára is egyszerű az épület(ek) megközelítése és a szolgáltatások igénybe vétele. Erre nem minden esetben van szükség, de amennyiben a résztvevők között vannak ilyen igényű emberek, elengedhetetlen, hogy a helyszín megfeleljen számukra is.
A rendezvény jellegétől függően biztosan tudod, hogy lesznek-e gyerekek is a résztvevők között, de az már nem minden esetben egyértelmű, hogy különleges igényű látogatók is megjelennek-e majd. Ilyenkor érdemes megvizsgálni a cég korábbi rendezvényeinek részleteit, hátha abból több derül ki ezekről.
Akkusztika
Senki sem szeret olyan rendezvényekre járni (hacsak nem egy koncertről van szó), ahol egész éjszaka olyan hangos minden, hogy csak kiabálással lehet kommunikálni egymással. Ezt általában a rossz minőségű akusztikai megoldások okozzák.
Ha például a rendezvényterem plafonja alacsony, akkor minél zsúfoltabb, annál könnyebben válik majd túl zajossá. A túl nagy termekben ezzel szemben kellemetlen visszhang keletkezhet.