Legyen szó akár egy mérföldkő jelentőségű innovációról, vagy egy kisebb közleményről, egy sajtókonferencia megszervezését sosem szabad félvállról venni. Mint bármilyen más nyilvános beszédre, egy sajtótájékoztatóra is alaposan fel kell készülni a siker érdekében. Amennyiben rád esett a választás, hogy megtartsd céged következő ilyen jellegű nyilvános rendezvényét, a következő tippek segíthetnek összeszedettebbé tenni a felkészülési fázist és a lebonyolítást is!
1. Válassz egy ideális időpontot és helyszínt a konferenciához
A sajtótájékoztatókat általában reggel és dél között szokás megtartani. A helyszín könnyedén megközelíthető kell legyen, és lehetőség szerint a kommunikálandó üzenetet is ki kell, hogy egészítse. Ha szabadtéri konferenciát szeretnél tartani, akkor ügyelj rá, hogy semmilyen környező tényező ne háborgathassa azt.
Keresed a megfelelő sajtótájékoztató helyszínt? A Zsidai Csoport különleges rendezvényhelyszínei között biztosan megtalálod a megfelelőt, hiszen a linkelt oldalon számos különböző stílusú helyszín közül válogathatsz.
2. Gondosan válogasd meg, hogy milyen jelzőkkel illeted márkádat
A márkád jellemzésére használt kifejezések nagyban befolyásolják a közönségben arról kialakuló képet. Az Apple és hasonló cégóriások bemutatóin, gyakran hangzanak el az „innováció” vagy a „következő generáció” kifejezések a termékek és technológiák kapcsán. Tárazz be ilyen erős kifejezésekből, de ne ismételgesd őket minden második mondatodban!
3. Válassz ki egy lényeges dolgot, amit szeretnél közönséged irányába kommunikálni
Ez a lényeges dolog szorosan kapcsolódjon márkád identitásához, és legyen hírértékű. Például egy új termék bejelentésekor összpontosíts a termék korábbi verzióival való összehasonlításokra, az új funkciókra, és hogy miként segítheti a fogyasztók munkáját vagy hétköznapjait ez az újdonság.
4. Válassz elsődleges beszélőt vagy beszélőket
Érdemes legfeljebb egy vagy két főt kiválasztani, akik előadják majd a konferencia anyagát. Ez segít, hogy a kommunikálandó üzenet ne vesszen el a számos hang és előadási stílus közepette. Mindenképpen válassz tapasztalt szónokokat, akik számára nem ismeretlen céged szektora és akik a konferencia után szívesen adnak interjúkat is. Nem árt egy moderátort is felkérni, aki segít sínen tartani az előadást, és biztosítja, hogy minden a napirend szerint haladjon.
5. Építs fel egy történetet, amit előadhatsz a tájékoztatón
Ez lehet akár egy fogyasztó szemszögéből elmondott történet, ami rávilágít arra, hogy a szóban forgó termék vagy szolgáltatás milyen előnyöket kínál. Lehet egy olyan történet is, ami elmeséli, hogy miként változtatta meg valaki életét az, ami (vagy aki) köré a konferencia felépül. Legyen a történet személyes, átérezhető, tömör és tartalmas. A rövid, de erős mondatok nagyon hatásosak lehetnek, ha egy tapasztalt mesélő szájából hangzanak el.
6. Készülj fel néhány várható kérdésre
Mintha csak egy nyilvános interjúra készülnél, gondolkodj el azokon a kérdéseken, amelyek felmerülhetnek mondandód során, és amikkel a közönség megcélozhat az előadás végén. Minél felkészültebb vagy, annál kevesebb meglepetés érhet.
7. Alkoss olyan válaszokat ezekre a kérdésekre, amik párhuzamban állnak a konferencián kommunikálandó üzenettel
Most, hogy összeszedtél néhány várható kérdést, gyakorold rájuk a válaszadást, ahogyan a tájékoztató fő szövegét is begyakorlod. Ne feledkezz meg az első pontban kigondolt erőteljes szavakról és kifejezésekről sem. Készülj fel továbbá azokra a témákra is, amiket szeretnél elkerülni, és hívd fel a moderátor figyelmét, hogy hogyan kezelje ezeket, ha esetleg felmerülnének.
8. Oszd szét a különböző jellegű kérdések megválaszolását a beszélők között
Ha több szónok is részt vesz a tájékoztatón, akkor érdemes megadni, hogy ki mely témákkal kapcsolatos kérdéseket válaszoljon meg. Lehetőség szerint mindenki azt a területet kapja, amihez a legjobban ért. A korábban összeírt lehetséges kérdésekkel gyakorolva szúrópróba szerűen próbáld el a beszélőkkel ezeket a helyzeteket. A kérdések vagy témák elosztásáról a moderátort is tájékoztasd, aki segíthet eldönteni, hogy ki kapja meg a mikrofont egy-egy elhangzott kérdés után.
