Egy csapatépítő rendezvény megszervezése elsőre nyomasztónak tűnhet, főleg, ha még sosem csinált hasonlót. Ezért 10 lépésben összegeztük, mit tegyél, hogy egy emlékezetes és jó hangulatú összejövetelt szervezhess. Miközben megtervezed a csapatépítő programokat, kövesd ezt a 10 egyszerű lépést, hogy biztosan minden simán menjen!
1. Kezd el a tervezést időben!
Mi az aranyszabálya bármilyen sikeres program megszervezésének? Minél több időt hagysz magadnak a felkészüléshez, annál egyszerűbb lesz ez a folyamat.
Szakértők szerint egy 100 fő alatti esemény esetén nagyjából 4-6 hétre van szükség.
Ahhoz, hogy minden előkészületi feladatot határidőre elvégezhess, készíts egy táblázatot, amiben feltünteti ezeket!
2. Állíts össze egy szervezőcsapatot!
Valószínűleg tisztában vagy vele - vagy most kezdesz ráébredni -, egyedül megszervezni egy teljes rendezvényt nem a világ legegyszerűbb dolga. Egy erre összeállított csapat azonban segíthet neked a kisebb feladatok elvégzésében, illetve kikérheteted a kollégái véleményét, ha valamiben nehezen tudsz dönteni.
Egy szervezőcsapat arra az esetre is jól jöhet, ha valakinek át kell adni a vezető feladatot, túl sok egyéb munka, vagy szabadság esetén.
3. Határozd meg a csapatépítő célját!
Egy kitűzött cél segíthet, hogy a program ne csak élvezetes, de egyben hatékony is legyen. De ha a főnök nem adott tudtára pontos információkat ezzel kapcsolatban, és a sötétben tapogatózol, itt van néhány alap kérdés, amit feltehetsz magadnak, hogy tisztább képet kapj:
Az alapkérdések: Ki? Mit? Hol? Miért? Mikor?
Ezekre a kérdésekre pedig próbálj meg minél részletesebb választ adni!
De vegyünk is egy példát:
Ki: a marketinges csapat, 20 fő
Mit: szórakoztató feladatokat
Hol: A legjobb csapatépítő helyszín a Balaton-felvidéken, Kristály Hotel Ajka
Miért: egy sikeres negyedév megünneplésére
Mikor: augusztusban
Ezek után állítsd össze a válaszait egy mondattá, és kész is van egy leegyszerűsített terv a csapatépítőhöz:
Egy összejövetel keretében szeretnénk megünnepelni a marketinges csapattal a mögöttünk hagyott sikeres negyedévet, augusztusban, a Kristály Hotelen.
4. Állítsd össze a meghívandó dolgozók listáját!
Lehetséges, hogy ez a lépés csak annyiból áll majd, hogy számba veszed hány fő dolgozik egy bizonyos részlegen (pl. marketingesek – 20 fő). De lehetnek olyan esetek is, amikor annak eldöntése, hogy ki lesz, illetve nem lesz meghívva kicsit több energiát vesz majd igénybe.
Ha elbizonytalanodnál a lista készítése közben, ezeket a kérdéseket tedd fel magadnak:
- Meghatározott-e, hogy kik vehetnek részt, vagy bárki feliratkozhat, aki szeretne jönni?
- Mennyi a maximum létszám, ami belefér az anyagi keretekbe, illetve a rendezvény helyszín befogadóképességébe?
Ezek megválaszolásával, már képes leszel a vendégek listájának összeállítására.
5. Készíts egy részletes vázlatot a költségekről!
Ennek a legjobb módja, ha átbeszéled a főnököddel, mennyi áll rendelkezésre az esemény finanszírozására. Ha azonban nem kapsz meghatározott keretet, kérdezz körbe az előző csapatépítő programokról, így megállapíthatod a költségeket illető hozzávetőleges nagyságrendet. Próbálj meg realisztikusan gondolkodni, de mindig hagyj helyet az esetleges váratlan kiadásoknak.
Nagyvonalakban az alábbi csoportokra kell majd szétosztanod a rendelkezésre álló keretet:
- Odautazás és parkolás.
- Rendezvényhelyszín foglalás.
- Étel és ital.
- A tervezett elfoglaltságok költségei.
Ezeknek a felvázolására, és a költségek nyomon követesére érdemes egy Excel táblázatot készítenie.